|
Tietosuojaseloste
Laadittu 22.5.2018 Muokattu viimeksi 24.5.2018 Haluamme suojella jäsentemme yksityisyyttä ja suhtaudumme siihen vakavasti. Käytämme henkilötietojasi ennalta kerrottuihin tarkoituksiin ja käsittelemme niitä yksityisyyttäsi vaarantamatta ilman yhdistyksen hallituksen ulkopuolisia osapuolia. Tämä tietosuojaseloste koskee jokaista Kaakon Kanit & Jyrsijät ry:n nykyistä, entistä sekä tulevaa jäsentä. Saatamme päivittää tätä tietosuojaselostetta ajoittain, mutta jäsentemme tai tietojen käsittelyn turvallisuus ei muutu. Ilmoitamme aina edellisen muutoksen julkaisupäivämäärän sivun ylälaidassa. Olennaisista muutoksista ilmoitamme aina jäsenillemme näkyvämmin, esimerkiksi sähköpostitse, yhdistyksen kotisivulla tai yhdistyksen Facebook-ryhmän kautta. Tietosuojaselosteessa kerromme;
Kaakon Kanit & Jyrsijät ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste 1. Rekisterinpitäjä Kaakon Kanit & Jyrsijät ry Piuniementie 191 as. 2, 54260 Lappeenranta [email protected] 2. Tietosuojavastaava Kiira Martikainen [email protected] / [email protected] 3. Mihin henkilötietojasi tarvitaan? Tarvitsemme jäsentemme henkilötietoja jäsenyyden hoitamiseen ja ylläpitämiseen, jäsenetujen tarjoamiseen sekä yhdistyksen ja jäsenen väliseen viestintään. Näytteilleasettajien henkilötietoja tarvitsemme näyttelyluetteloihin, näyttelytuloksiin sekä mahdollisesti näyttelyssä tapahtuvia tapaturmia tai epäselvyyksiä varten. Näytteilleasettajan nimi voidaan julkaista myös näyttelyissä otettujen henkilön omistaman eläimen tai kuvausluvan saatuamme henkilöön itseensä liittyvien kuvien yhteydessä. 4. Mistä henkilötiedot kerätään? Jäsenen henkilötiedot kerätään jäseneltä itseltään saadusta jäsentieto-lomakkeesta tai jäsenhakemuskaavakkeesta henkilön liittyessä yhdistyksen jäseneksi. Jäsenen tiedot talletetaan yhdistyksen jäsenrekisteriin vain jäsenen antamalla luvalla. Näytteilleasettajien henkilötietoja kerätään näyttelyilmottautumisten yhteydessä näytteilleasettajan antamalla luvalla. 5. Mitä tietoja kerätään? Tallennettavia jäsentietoja ovat jäsenen nimi, osoite, sähköpostiosoite sekä syntymäaika ja jäsenyysmuoto. Näytteilleasettajasta tallennettavia tietoja ovat näytteilleasettajan nimi, näytteilleasettajan tai huoltajan sähköpostiosoite sekä asuinpaikkakunta. 6. Ketkä henkilötietoihin pääsevät käsiksi? Henkilötietoja käsittelee pääasiassa yhdistyksen tietosuojavastaava, sihteeri ja jäsenrekisterin pitäjä. Joissakin tapauksissa tietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen sen hetkisen hallituksen muille jäsenille jäsenen etua ajatellen esimerkiksi näyttelypalkintojen jälkitoimituksen yhteydessä. Tietoja ei koskaan luovuteta yhdistyksen hallituksen ulkopuolisille henkilöille ilman lakisääteistä perustetta. 7. Tietojen siirto tai luovutus EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Henkilötetoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 8. Kuinka jäsentietoja säilytetään? Jäsentemme tiedot säilytetään sähköisesti varmuuskopioineen jäsenrekisterin hoitajan ja tietosuojavastaavan toimesta lukitussa tilassa. Yhdistys ei säilytä jäsenten henkilötietoja sähköpostissa, internetissä taikka hallituksen jäsenten tietokoneella omien tiedostojen yhteydessä, lukuunottamatta jäsenen kanssa käytyä keskustelua esim. sähköpostitse, jolloin viesteistä tulee toki ilmi jäsenen nimi ja sähköpostiosoite. Mikäli jäsenen muita henkilötietoja tulee näissä keskusteluissa ilmi, poistetaan henkilötietoja käsittelevät viestit yhdistyksen sähköpostista heti, kun ne eivät ole enää siellä tarpeellisia. Jäsenen henkilötiedot ovat yhdistyksen jäsenrekisterissä henkilön jäsenyyden ajan, jonka jälkeen jäsenen henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan. 9. Tietojen julkaiseminen Yhdistys voi julkaista jäsenen tietoja vain jäsenen suostumuksesta ennalta kerrotuissa tarkoituksissa esimerkiksi kotisivuilla, yhdistyksen Facebook-sivulla, näyttelymainoksissa, jäsenlehdessä tai jäsentiedotteessa. Yhdistys voi julkaista esimerkiksi jäsenen nimen jäseneen tai tämän eläimeen liittyvässä kuvassa tai jäseneltä yhdistyksen saaman kuva- tai lehtimateriaalin yhteydessä. Näytteilleasettajan tiedoista voidaan julkaista näytteilleasettajan nimi sekä tietoja tämän näyttelyssä käyvästä eläimestä esimerkiksi näyttelyluettelossa, näyttelytuloksien tai näyttelyssä otettujen kuvien yhteydessä. 10. Jäsenten oikeudet Jokaisella jäsenellämme on oikeus tarkastaa jäsenrekisteriin talletetut tiedot itsestään ja varmistua siitä, mihin tietoja käytetään. Tarkastuspyynnön voit tehdä sähköpostitse jäsenrekisterin hoitajalle, jolloin jäsenrekisterin hoitaja toimittaa jäsenelle kopion jäsenestä tallennetuista henkilötiedoista. Jokaisella jäsenellämme on oikeus vaatia jäsenrekisterissä olevan virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Pyyntö tulee tehdä jäsenrekisterin hoitajalle sähköpostitse ja korjaus suoritetaan viimeistään 21vrk sisällä korjauspyynnöstä. Jäsenillämme on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, peruuttaa antamansa suostumus henkilötietoihinsa, unohtua ja saada omat henkilötiedot poistettua tai anonymisoitua yhdistyksen arkistoista viipymättä, mikäli aiheellista perustetta viivästykselle ei ole. Mikäli peruste viivästykselle on, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, viimeistään kuitenkin 21vrk sisällä jäsenen pyynnöstä. Jokaisella on myös oikeus valittaa viranomaiselle erimielisyys tapauksissa, mikäli erimielisyyksiä ei onnistu selvittämään yhdessä yhdistyksen ja jäsenen välillä. |
|
